PREMIER RAPPORT D’ETAT DU SUIVI-ACCOMPAGNEMENT DU GROUPEMENT MIKAFUI DE TOHOUN (MOYEN-MONO) JUILLET 2010
PREMIER RAPPORT D’ETAT DU SUIVI-ACCOMPAGNEMENT DU GROUPEMENT MIKAFUI DE TOHOUN (MOYEN-MONO) JUILLET 2010
INTRODUCTION
Le Projet de Développement Communautaire (PDC) à travers la composante « Activités Génératrices de Revenus » finance sous forme de subvention des microprojets d’AGR, essentiellement la mise en œuvre des activités de production, de commercialisation et de services. Les AGR visent l’amélioration du revenu des populations les plus pauvres et des groupes vulnérables. C’est dans ce cadre que le groupement Mikafui a soumis à l’AGAIB Plateaux le microprojet : « Elevage amélioré des ovins à Tohoun ».
Après une étude de faisabilité, ce microprojet a été retenu et financé par l’AGAIB Plateaux.
Dans le but de faciliter la mise en œuvre de ce microprojet, l’ONG CADI-TOGO a été identifiée comme intermédiaire suite à la présentation d’une offre technique pour suivre et accompagner le groupement Mikafui dans la réalisation des activités du microprojet.
Le présent rapport à mi- parcours prend en compte le Diagnostic Institutionnel (DI), la planification des activités du groupement ainsi que les différents renforcements de capacités.
METHODOLOGIE DE MISE EN ŒUVRE
La stratégie adoptée par CADI-TOGO au cours de sa mission a été participative et interactive permettant aux membres du groupement de prendre part activement au Diagnostic Institutionnel de leur propre groupement, à la planification des activités ainsi qu’aux différents renforcements des capacités. Pour une bonne réussite de sa mission et afin de réaliser les objectifs fixés par l’Agence de façon efficace et efficiente, CADI-TOGO a utilisé les stratégies suivantes :
- Elaboration des fiches de collecte de données ;
- Elaboration d’un guide d’entretien ;
- Collecte et analyse des informations ;
- Brainstorming ;
- Tour de table et questions/réponses ;
- Travaux de groupe et restitution en plénière.
RAPPEL DES OBJECTIFS DU SUIVI ACCOMPAGNEMENT
De façon générale, le suivi/accompagnement du groupement Mikafui vise à viabiliser la subvention que l’Agence lui a allouée.
Spécifiquement, le suivi/accompagnement vise à assurer :
- Un bon fonctionnement du groupement Mikafui
- Une bonne gestion technique du microprojet
- Une bonne gestion financière du microprojet
- La mise en place et le fonctionnement d’un mécanisme de durabilité du microprojet.
En vue d’atteindre les objectifs fixés par le suivi/accompagnement, les activités de diagnostic institutionnel, la planification des activités du groupement ainsi que des renforcements des capacités ont été réalisés par l’intermédiaire.
LE DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL
Il s’est déroulé du 07 au 08 Juin 2010 à Tohoun au siège du groupement Mikafui. L’intermédiaire a procédé en prélude au DI proprement dit, à l’élaboration des fiches de collecte de données et d’un guide d’entretien puis après à la collecte de ces données.
Il faut préciser que CADI-TOGO dans l’accomplissement de cette tâche a procédé d’abord à la collecte des informations, ensuite à l’analyse de ces informations et en fin à la restitution des résultats de l’analyse. Les informations recueillies ont concerné : l’identification du groupement, ses domaines d’activités, sa gestion administrative, sa gestion financière et comptable et ses capacités techniques ou opérationnelles.
Ce Diagnostic Institutionnel a permis d’identifier les forces et les faiblesses du groupement et de définir les actions pour consolider les forces et corriger les faiblesses.
Les résultats du DI sont consignés dans le tableau ci-après :
RESULTATS DU DI DU GROUPEMENT MIKAFUI
NIVEAU |
FORCES |
ACTIONS POUR CONSOLIDER |
FAIBLESSES |
ACTIONS POUR CORRIGER |
I- Identification |
- Le groupement est constitué le 10 Mai 1994 -Existence de PV AGC - Existence de textes juridiques -Existence d’un siège social -Longue expérience en matière d’élevage traditionnelle des ovins -Compétences diverses -Maîtrise des objectifs du groupement |
-Moderniser l’élevage |
-Non respect des procédures d’adhésion -Pas d’agrément ni reconnaissance officielle |
-Rendre plus visible le groupement (Plaque directionnelle) -Faire une longue diffusion des conditions d’adhésion -Faire une distinction entre la date de démarrage des activités et l’AGC -Accélérer les démarches d’agrément et de reconnaissance officielle |
II- Activités
|
-Bonne organisation pour le travail |
_ |
-Pas de spécialisation dans un domaine d’activité précis -Peu de temps consacré aux activités du groupement -Faible partenariat |
-Chercher à se spécialiser en élevage amélioré des ovins -Sensibiliser les membres sur l’importance du travail en groupe -Former les membres sur les caractéristiques du groupement -Rechercher les partenaires |
III- Gestion administrative du groupement |
-Existence des organes -Existence des outils de gestion -Tenue des réunions -Respect de la justice et de l’équipe -Prise en compte du genre
|
_ |
-Non maîtrise des rôles et responsabilités des organes -Mauvaise tenue des outils de gestion -Non maîtrise du contenu des textes juridiques -Difficultés dans l’application des textes juridiques -Gestion non participative, -Décision non consensuelle -Non respect du mandat -Non maîtrise des relations entre les organes |
-Renforcement de capacités sur les rôles et responsabilités des organes d’un groupement et les relations entre ceux-ci -Renforcement de capacités sur l’utilisation des outils de gestion -Renforcement de capacités sur la notion de la bonne gouvernance |
IV- Capacités techniques ou opérationnelles |
-Disponibilité des marchés locaux -Notion de marketing |
-Diversifier les marchés -Améliorer les techniques de marketing |
-Pas de contrat de marché -Aucune formation reçue -Non maîtrise de l’itinéraire technique des ovins -Faible équipement |
-Renforcement de capacités sur les techniques de négociation -Renforcement de capacités sur l’itinéraire technique de l’élevage des ovins -Faire asseoir une politique d’achat et de renouvellement des équipements |
V- Gestion comptable et financière
|
|
|
-Non maîtrise de la gestion comptable et financière |
-Renforcement de capacités sur la gestion comptable et financière |
LA PLANIFICATION DES ACTIVITES
Afin de permettre à l’intermédiaire de suivre les activités du groupement dans le cadre de ce microprojet et pour permettre aux membres du groupement de faire une bonne gestion du microprojet, une planification sur douze (12) mois a été faite ensemble avec les membres du groupement. Elle a eu lieu le 09 Juin 2010. Le tableau de planification est annexé au présent rapport.
LES RENFORCEMENTS DES CAPACITES
Les renforcements des capacités ont concerné les capacités organisationnelles du groupement, les capacités en gestion comptable et financière, les caractéristiques d’une entreprise coopérative, les capacités sur la gestion des AGR, les capacités sur l’itinéraire technique de la culture des légumes et sur la stratégie de durabilité et de pérennisation d’une AGR.
Les modules suivants ont été développés en six (06) jours à savoir :
- La gestion administrative d’un groupement qui a traité de l’organisation et la tenue des AG, l’organisation et la tenue des réunions, de l’utilité des textes juridiques, des rôles et responsabilités des organes et de leurs membres, la mise en place et la tenue des documents de gestion administrative et la bonne gouvernance.
- La gestion comptable et financière qui a traité du budget, du cahier de caisse , du cahier de banque, du cahier de stock , du cahier d’achat, du cahier de vente, du reçu et de la facture.
- Les caractéristiques d’une entreprise coopérative qui a concerné la définition d’une coopérative, les valeurs et principes coopératifs, les particularités de la coopérative par rapport aux autres formes d’organisation et la gestion des conflits.
- La gestion des AGR a traité de la notion d’AGR (principes de base pour le succès des AGR, le compte d’exploitation prévisionnel et le compte d’exploitation réel, le plan de financement, la notion de risque et les contraintes et difficultés rencontrées dans la gestion des AGR) ; la gestion commerciale (notions de marché, notion de prix et de coût et notion de vente).
- L’élevage des ovins qui a traité de l’itinéraire technique de l’élevage des ovins (logement, équipement, alimentation, choix des reproducteurs, la santé, l’éleveur face à la maladie).
- La stratégie de durabilité et de pérennisation d’une AGR qui a concerné la professionnalisation de l’AGR (la maîtrise et l’application des itinéraires techniques d’AGR, la satisfaction des clients, la gestion du temps, la gestion des ressources et la création d’emplois), la création et la gestion de partenariat, la notion de négociation et le financement des AGR.
Tous les supports afférents aux modules développés de même que les listes de présence aux différents renforcements de capacités sont annexés au présent rapport.
LEÇONS TIREES
Il est à noter que le dynamisme, la convivialité et la participation active de tous les membres du groupement qui ont règné pendant la phase du Diagnostic Institutionnel et les différents renforcements de capacités montrent que les membres s’impliquent activement pour la réussite du microprojet.
ANNEXE
- La planification des activités
- Les supports de formation
- Listes de présence
Liste de présence au Diagnostic Institutionnel
Date : 07-08 Juin 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABEY Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
TOLOWA Afi
|
Trésorière |
3 |
SOWADAN Adjo
|
Membre |
4 |
AGBOKANZO Essivi
|
Membre |
5 |
AMOWOTO Sessimè
|
Membre |
6 |
N’SOU Manèkpo
|
Membre |
7 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
8 |
EDAH Dambo
|
Conseiller |
9 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
10 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
11 |
EDOU Awoudji
|
Membre |
Liste de présence à la restitution des résultats du Diagnostic Institutionnel
Date : 09 Juin 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABEY Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
EDOH Awoudji
|
Membre |
3 |
SOWADAN Adjo
|
Membre |
4 |
AGBOKANZO Essivi
|
Membre |
5 |
AMOWOTO Sessimè
|
Membre |
6 |
N’SOU Manèkpo
|
Membre |
7 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
8 |
MOUSTAFA Ali
|
Membre |
9 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
10 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
Liste de présence à la formation sur la gestion administrative d’un groupement
Date : 21 Juin 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABE Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
TOLOWA Afi
|
Trésorière |
3 |
SOWADAN Adjo
|
Membre |
4 |
AGBOKANZO Essivi
|
Membre |
5 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
6 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
7 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
8 |
EDOU Awoudji
|
Membre |
9 |
SOUKPO Kodjovi
|
Président CVD |
Liste de présence à la formation sur la gestion comptable et financière
Date : 22 Juin 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABEY Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
TOLOWA Afi
|
Trésorière |
3 |
SOWADAN Adjo
|
Membre |
4 |
AGBOKANZO Essivi
|
Membre |
5 |
AMOWOTO Sessimè
|
Membre |
6 |
MOUSTAFA Ali
|
Membre |
7 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
8 |
EDAH Dambo
|
Conseiller |
9 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
10 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
11 |
EDOU Awoudji
|
Membre |
12 |
N’SOU Manèkpo
|
Membre |
13 |
AKAKPO Kodjo
|
Membre |
Liste de présence à la formation sur les caractéristiques d’une entreprise coopérative
Date : 07 Juillet 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABEY Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
3 |
EDAH Dambo
|
Conseiller |
4 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
5 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
6 |
EDAH Manèkpo
|
Membre |
7 |
AKAKPO Kodjo
|
Membre |
Liste de présence à la formation sur la stratégie de durabilité et de pérennisation d’une AGR
Date : 08 Juillet 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
TOLOWA Afi
|
Trésorière |
2 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
3 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
4 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
5 |
YAKPEY Kossivi
|
Membre |
6 |
AMOWOTO Sessinou
|
Membre |
7 |
AKAKPO Kodjo
|
Membre |
8 |
EDAH Dambo |
Conseiller
|
9 |
SOUKPO Kodjovi |
Président CVD
|
10 |
EDAH Manèkpo |
Membre
|
Liste de présence à la formation sur la gestion des AGR
Date : 09 Juillet 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABEY Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
TOLOWA Afi
|
Trésorière |
3 |
FANNOU Komlan
|
Membre |
4 |
AMOWOTO Sessimè
|
Membre |
5 |
SOUKPO Kodjovi
|
Président CVD |
6 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
7 |
EDAH Dambo
|
Conseiller |
8 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
9 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
10 |
EDAH Manèkpo
|
Membre |
11 |
AKAKPO Kodjo
|
Membre |
12 |
MOUSTAFA Ali
|
Membre |
13 |
YAKPEY Kossivi |
Membre
|
Liste de présence à la formation sur les itinéraires techniques de l’AGR
Date : 10 Juillet 2010
N° d’ordre |
Nom et Prénoms |
Fonction |
1 |
ABEY Kodjo
|
Secrétaire |
2 |
TOLOWA Afi
|
Trésorière |
3 |
FANNOU Komlan
|
Membre |
4 |
AMOWOTO Sessimè
|
Membre |
5 |
SOUKPO Kodjovi
|
Président CVD |
6 |
FANTCHAO Hadohui
|
Membre |
7 |
EDAH Dambo
|
Conseiller |
8 |
DAHOUN Koffi
|
Président |
9 |
AMOU Nougbalou
|
Conseillère |
10 |
EDAH Manèkpo
|
Membre |
11 |
AKAKPO Kodjo
|
Membre |
12 |
MOUSTAFA Ali
|
Membre |
13 |
YAKPEY Kossivi |
Membre
|